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Sia consentita una premessa al riguardo dell'attività dei professionisti in genere e del Notaio in particolare.
Le funzioni svolte dal Notaio, come in tutte le professioni, possono essere il frutto di un'attività più o meno accurata. Il prodotto fornito dal Notaio non è un bene individuato, di cui il venditore conosce in anticipo il costo, ma un servizio, che come tale può avere una qualità variabile. Tale qualità, come avviene in molte professioni, può essere apprezzata solo parzialmente, nell'immediatezza. La maggioranza dei clienti si accorge semmai in negativo che il Notaio ha lavorato male quando emergono, a volte a distanza di anni, i problemi. Spesso è troppo tardi per porvi rimedio senza dover sborsare ulteriori somme di denaro.
In un mondo ideale la cosa migliore sarebbe lavorare sempre in modo analitico e completo, per evitare problemi ai clienti e indirettamente anche a se stessi. In realtà vi è una distinzione tra responsabilità professionale e responsabilità morale: la prima non coincide con la seconda, nel senso che l'analisi di alcuni aspetti può essere superficiale, senza per questo che il professionista possa dirsi responsabile (pensiamo alle numerose dichiarazioni del venditore: molto spesso non è indispensabile che il Notaio si accerti anche della veridicità delle medesime). In questo modo non si contribuisce ad individuare problemi già sorti o non si evita che nuovi ne nascano.
Dunque il cliente che si rivolge a due professionisti diversi non necessariamente otterrà prestazioni identiche per risultato, dipendendo il risultato dalla cura che ciascun professionista adotta nel predisporre l'atto. E questo aspetto, l'aspetto cioè della cura che il professionista adotta per ciascun atto, è largamente discrezionale e varia da professionista a professionista. Tanta più cura si adotta, tanto più tempo si impiega e, come è ovvio, tanto più costa il servizio.
La fase precedente alla stipula.
La fase che precede la stipula assorbe la maggior parte del tempo che si dedica ad ogni pratica. E' chiamata istruttoria e tende ad acquisire tutti i dati necessari o utili per predisporre il testo dell'atto ed in particolare per valutarne l'oggetto, se del caso suggerendo alle parti le modifiche necessarie per poter procedere alla stipula. Vediamo quali sono i principali controlli che lo studio svolge in relazione ad un acquisto immobiliare, che percentualmente rappresenta la parte più importante del lavoro del Notaio.
Verifiche catastali.
Effettuiamo le ispezioni catastali storiche, quelle cioè che evidenziano la storia del bene nel corso degli anni, molto utile per verificare variazioni nello stato di fatto, che potrebbero richiedere una pratica urbanistica e potrebbero essere indizio di una non conformità planimetrica. Quindi, noi effettuiamo sempre visura catastali storiche per ciascuno degli immobili oggetto del contratto. Queste visure saranno poi aggiornate fino al giorno prima della stipula (normalmente fino al giorno prima), e ciò per evitare che l'atto contenga dati non aggiornati nell'eventualità che il Catasto dovesse procedere nel frattempo ad una variazione d'ufficio (modifica dei dati identificativi o censuari). Quest'ultima eventualità comportebbe ricadute sul piano fiscale (es.: aumento della rendita) e, in alcuni casi, richiederebbe la necessità di una rettifica (es.: modifica dei dati identificativi principali: foglio, particella e subalterno).
Ovviamente, preleviamo poi la planimetria catastale c.d. rasterizzatadi ciascun immobile per il quale sia stata predisposta, se non precedentemente fornita dalle parti.
Quando possibile, cerchiamo di localizzare l'immobile in relazione a quelli che lo circondano, e ciò anche ai fini di una migliore sua descrizione. Per fare questo preleviamo dal Catasto anche l'estratto di mappa, e cioè una vista topografica della zona in cui si trova l'immobile. Nel caso di terreni, l'estratto fornisce anche una indicazione circa la presenza di strutture, le quali richiederebbero particolari menzioni ai fini della validità dell'atto (si pensi ad un capanno per gli attrezzi, accatastato ancora come fabbricato rurale, che il proprietario ritiene essere provvisorio o comunque di scarsa importanza, dimenticandosi di riferircene l'esistenza).
Se disponibile al Catasto, preleviamo anche l'elaborato planimetrico, dal quale è possibile evincere graficamente l'articolazione delle varie unità immobiliari nei vari piani o rispetto alle aree comuni.
L'esame dell'atto di provenienza.
E' fondamentale l'esame dell'atto di provenienza, e ciò per verificare principalmente (ma non solo):
- che esso sia valido (che contenga cioè tutte le menzioni richieste a pena di nullità dal codice e dalle leggi speciali, tra cui quella notarile);
- quanto tempo sia trascorso dalla data dell'atto di provenienza a quella del nostro atto, e ciò sia ai fini di un'eventuale decadenza dall'agevolazione invocata dall'acquirente, sia ai fini di eventuale imposta sulla plusvalenza, ciò che, in caso di risposte positive, impone ulteriori cautele al fine di salvaguardare l'acquirente;
- che i soggetti siano identificati correttamente con le esatte loro generalità (spesso accade che vi siano errori sui dati anagrafici, ciò che conduce alla necessità di rettificare l'atto di provenienza e la relativa nota di trascrizione);
- quale sia l'oggetto del trasferimento e che esso corrisponda con i nostri accertamenti catastali ed ipotecari (v. appresso);
- se vi è un Regolamento di Condominio (nel qual caso ne chiediamo copia per l'opportuno esame) ed eventuali limitazioni nel diritto esclusivo dell'acquirente (dall'esame del regolamento si scoprono a volte interessanti notizie: estremi delle licenze edilizie e di eventuali in variante, posti auto venduti o accatastati come esclusivi in realtà di uso comune, ecc...);
- se il prezzo fu quietanzato o meno (in quest'ultimo caso si pone il problema della opponibilità della risoluzione dell'atto di provenienza al nuovo acquirente in caso di inadempimento del precedente acquirente al pagamento del saldo del prezzo);
- se vi furono gravami non estinti (es.: un'ipoteca a garanzia di un mutuo accollato per pagare parte del prezzo);
- la correttezza delle menzioni urbanistiche con riferimento all'epoca di costruzione del fabbricato ed alla esattezza dei numeri e date riportati e l'eventuale rilascio o meno dell'abitabilità/agibilità;
- le dichiarazioni ed agevolazioni fiscali eventualmente richieste, per gli opportuni accorgimenti nella nostra rivendita.
Per le eventuali carenze riscontrate dall'esame della provenienza cerchiamo di provvedere autonomamente (come ad esempio per gli estremi dell'agibilità) e, in difetto, chiediamo un'integrazione della documentazione al venditore.
Verifiche ipotecarie.
Un ruolo importante nella predisposizione dell'atto è assunto dalle verifiche ipotecarie. Si verificano cioè le formalità trascritte o iscritte presso i Registri immobiliari, allo scopo di verificare se chi vende sia effettivamente il titolare del diritto oggetto dell'atto e ciò a ritroso sino almeno a recuperare una provenienza per atto "tra vivi" di data anteriore al ventennio, che è il termine utile per il maturarsi dell'usucapione nel caso di mala fede, e cioè il periodo che consentirebbe comunque di acquistare a titolo originario la proprietà anche se la catena delle alienazioni nel corso del tempo non fosse idonea al trasferimento. Nel caso di provenienza per atto a causa di morte, anche se ultraventennale, cerchiamo di risalire indietro fino al primo atto tra vivi, salvo casi particolari. Le stesse visure servono per verificare l'assenza di iscrizioni o trascrizioni pregiudizievoli, e cioè di ipoteche, pignoramenti o sequestri che possano pregiudicare la bontà dell'acquisto.
Il rendimento energetico nell'edilizia.
Nel caso di vendita immobiliare, è necessario far predisporre l'attestato di prestazione energetica (in gergo l'A.P.E.) e verificarne gli elementi essenziali. Questo perché la legge collega delle pesanti sanzioni pecuniarie alla omessa allegazione all'atto dell'APE, ritenendo qualche Autore che l'allegazione di APE carenti di elementi essenziali equivalga a mancata allegazione. L'acquirente inoltre ha il diritto di conoscere la classe energetica all'acquirente, al fine di valutare in linea di massima i costi di gestione dell'appartamento (quelli cioè per il riscaldamento e, se presente, per il raffreddamento). Comunicazione che, nel caso di operazione conclusa per il tramite di intermediario, deve essere fornita sin dalla fase iniziale delle trattative.
Lo studio esegue un mero controllo formale degli elementi richiesti a pena di invalidità dell'attestato. Valutazioni tecniche o di merito (es.: esistenza o meno di pannelli fotovoltaici, caldaie, ecc...) non fanno parte del nostro lavoro in quanto fuori delle nostre conoscenza (fattuali e tecniche, appunto).
Le sicurezza degli impianti.
Sebbene non necessario ai fini della regolarità dell'atto, siamo soliti inserire nelle vendite una clausola circa la conformità o meno degli impianti alle norme sulla loro sicurezza, se disponibili, al fine di consentire all'acquirente di avere un quadro più esatto degli eventuali lavori da compiere per la messa a norma.
La tracciabilità dei pagamenti e la mediazione.
E' poi necessario acquisire le modalità analitiche di pagamento del corrispettivo (assegni, bonifici, ecc...) allo scopo di riportarle esattamente nell'atto. Trattasi del famoso decreto che va sotto il nome di Visco-Bersani, il quale impone appunto alle parti negli atti di trasferimento a titolo oneroso (le vendite, ad esempio) di indicare le modalità analitiche di pagamento del corrispettivo e se ci si è avvalsi o meno dell'attività di un mediatore (in caso positivo, con l'ulteriore obbligo di indicare una serie di dati del mediatore, tra cui gli estremi del pagamento della provvigione).
La tassazione dell'atto.
Fondamentale importanza assume la tassazione dell'atto. E' importante prevedere in anticipo rispetto alla stipula quali saranno le conseguenze fiscali dell'atto. Così, occorre stabilire se trattasi di atto soggetto ad IVA o a imposta di registro, quale ne sia l'aliquota, se le imposte ipotecarie e catastali siano dovute in misura fissa o proporzionale, se sia dovuto o meno il bollo, se l'atto sia astrattamente soggetto ad accertamento di valore (es.: cessione di un locale commerciale soggetto ad imposta di registro) o meno (es.: cessione di un'abitazione soggetta alla regola del c.d. prezzo-valore).
L'adeguata verifica della clientela.
L'acquirente (così come, sotto diverso profilo, il venditore) dovrà chiarire quale sia la provenienza del denaro impiegato per l'operazione, fornendo tutte le risposte necessarie o utili al Notaio per capire la congruità dei mezzi con l'operazione da porre in essere. Trattasi di un obbligo di legge la cui inosservanza è colpita da pesanti sanzioni sia per il Notaio che per le parti.
La stipula
La stipula consiste nella lettura dell'atto, previo suo completamento (es.: inserimento dei dati sugli ultimi pagamenti e sul pagamento della mediazione, qualora vi fosse), esame della consistenza mediante l'ausilio delle planimetrie e verifica della sussistenza delle usuali condizioni per il buon fine dell'operazione. La lettura dell'atto non è sterile, ma è commentata, nel senso che spieghiamo al Cliente anche il significato delle principali clausole, alcune delle quali inevitabilmente tecniche.
Il tempo per la stipula di una vendita difficilmente è inferiore ad un'ora - spesso anzi superiore - mentre il tempo per la stipula di un mutuo è di circa 45 minuti. Il tempo normalmente impiegato per la stipula di una vendita e del mutuo associato è di 2 ore piene, se non si verificano imprevisti ed interruzioni. Nel caso di vendite c.d. cumulative (più persone acquistano con uno stesso atto) la vendita può durare molto di più.
La fase successiva alla stipula
Successivamente alla stipula sono eseguite le formalità di registrazione (all'Ufficio del Registro), di voltura (al Catasto) e di trascrizione (in Conservatoria, ora Agenzia delle Entrate - Ufficio del Territorio - Servizi di pubblicità immobiliare) e iscrizione (nel caso di ipoteca derivante dal mutuo). Per eseguirle, generalmente si predispone una copia informatica con sottoscrizione digitale del Notaio, la si abbina ad un documento elettronico contenente tutte le informazioni per il fisco e quelle da pubblicizzare nei pubblici registri e si trasmette il tutto telematicamente (c.d. MUI - Modello Unico Informatico). Gli uffici destinatari, entro qualche giorno, mettono a disposizione del Notaio il risultato delle formalità richieste. Il Notaio quindi ne annota gli estremi sulla copia cartacea dell'atto destinata al cliente e quindi sottoscrive la formula della conformità della copia all'originale. Il Cliente può ritirare l'atto ed il servizio è completato. Il Notaio dovrà poi rilegare gli originali degli atti in volumi, che saranno consegnati ogni due anni all'Archivio Notarile per l'ispezione. Quindi sono restituiti al Notaio che li conserverà finché non cessi dalle proprie funzioni o cambi Distretto di appartenenza. In entrambi i casi gli originali sono depositati all'Archivio Notarile territoriale e, decorsi 100 anni, sono trasferiti all'Archivio di Stato, dove rimarrano a tempo indeterminato.
